Reglur
Sjálfvirkar reglur sem framkvæma aðgerðir á málum — úthluta, merkja, breyta stöðu, loka — eftir skilyrðum sem þú setur.
Reglur sjálfvirknivæða endurtekin handtök. Í stað þess að flokka og úthluta hverju máli handvirkt lætur þú Elvo gera það. Hver regla skoðar mál þegar það berst (eða breytist) og framkvæmir aðgerð ef skilyrði eru uppfyllt.
Hvernig regla virkar
Hver regla er einföld jafna: skilyrði → aðgerð.
- Skilyrði — hvenær reglan á að virkjast. T.d. „efni inniheldur reikningur“, „mál barst á
tölvupóst“, „sendandi er með lén
@samskip.is“, „utan opnunartíma er já“, eða sambland af mörgum skilyrðum. - Aðgerð — hvað á að gerast. T.d. úthluta á teymi eða starfsmann, breyta stöðu, bæta við eða fjarlægja merki, eða loka málinu.
Ein regla getur haft mörg skilyrði og margar aðgerðir.
Búa til reglu
- Opnaðu Stillingar → Reglur og smelltu á Bæta við reglu.
- Veldu skilyrðin sem kveikja á reglunni.
- Veldu aðgerðirnar sem eiga að framkvæmast.
- Vistaðu. Reglan tekur strax gildi á nýjum málum.
Reglum er raðað og þær keyra ofan frá og niður, svo röðin getur skipt máli.
Dæmi um gagnlegar reglur
- Beina eftir efni — mál sem innihalda „pöntun“ fara sjálfkrafa til afgreiðsluteymis.
- Forgangsraða lykilviðskiptavinum — mál frá tilteknum lénum fá merkingu og fara fremst.
- Loka sjálfvirkum tilkynningum — staðfestingar- og kerfispóstar merkjast lesnir og lokast strax svo þeir trufli ekki innhólfið.
- Svar utan opnunartíma — skilyrðið Utan opnunartíma er Já, aðgerðin Senda sjálfvirkt svar. Hvert erindi, hvort sem það er tölvupóstur eða netspjall, sem berst á meðan lokað er (á kvöldin, um helgar og í hléum sem þú hefur skráð, t.d. í hádeginu) fær fasta svarið þitt um opnunartíma. Opnunartíminn sjálfur er skráður undir Stillingar → Fyrirtæki → Opnunartími, þar sem hver dagur getur haft fleiri en eitt tímabil, t.d. 09:00–12:00 og 13:00–17:00 til að loka spjallinu í hádeginu. Fyrirtæki án skráðs opnunartíma er aldrei „utan“ hans, svo reglan gerir ekkert fyrr en opnunartími hefur verið skráður.
Ábending
Byrjaðu með eina eða tvær einfaldar reglur og bættu við eftir því sem þú sérð hvaða handtök endurtaka sig.
Algengar spurningar
Geta reglur sent svör til viðskiptavina? Já — t.d. sjálfvirkt móttökusvar. Notaðu það sparlega svo svörin verði ekki vélræn. Sjálfvirkt svar er sent einu sinni á hvert samtal, aðeins við fyrstu skilaboðin, og aldrei sem svar við öðru sjálfvirku svari.
Gilda reglur um netspjall? Já. Reglur keyra líka á fyrstu skilaboðum í spjalli, með rásarskilyrðið stillt á Spjallþjónn. Aðgerðir sem eiga ekki við gest sem bíður í beinni (rusl, blundur, geymsla, áframsending tölvupósts) er sleppt fyrir spjall; sjálfvirkt svar, merki, úthlutun og staða gilda.
Hvað ef tvær reglur stangast á? Þær keyra í röð ofan frá; efsta reglan ræður ef þær snerta sömu aðgerð.