Að vinna með mál

Hvert samtal við viðskiptavin er mál. Í málalistanum sérðu öll mál í valinni möppu, stöðu þeirra, hver ber ábyrgð og á hvaða rás erindið barst. Þetta er vinnusvæðið þitt frá morgni til kvölds.

Staða máls

Staðan segir til um hvar málið er í ferlinu og litakóðinn vinstra megin gerir hana sýnilega með augnabliki:

• Opið — krefst athygli. Nýtt eða ósvarað.
• Í bið — beðið er eftir viðskiptavini eða einhverju öðru; málið hverfur tímabundið úr innhólfinu og kemur aftur þegar viðskiptavinurinn svarar.
• Leyst — afgreitt og lokað. Opnast sjálfkrafa aftur ef viðskiptavinurinn svarar.

Þú breytir stöðunni efst í málinu, eða með flýtilyklum.

Úthlutun

Úthlutaðu máli á sjálfan þig eða samstarfsmann svo öllum sé ljóst hver ber ábyrgð og ekkert falli milli skips og bryggju. Veldu Úthluta efst í málinu. Möppurnar Ég og Aðrir sýna fljótt hvað er á þinni könnu og hvað aðrir vinna að.

Möppur

Hliðarstikan flokkar mál svo þú getir einbeitt þér:

• Innhólf — virk mál sem krefjast athygli.
• Í bið og Lokað — mál eftir stöðu.
• Sent, Drög og Allt — yfirlit yfir sendan póst, ókláruð drög og allt saman.
• Teymismöppur — eitt innhólf fyrir hvert teymi.

Aðgerðir á máli

Efst í hverju máli og með hægrismelli í listanum nálgast þú algengar aðgerðir: svara, úthluta, breyta stöðu, geyma, sameina tvö mál í eitt, og setja í bið.

Flýtilyklar

Vönustu notendur vinna nær eingöngu með lyklaborðinu. Dæmi: R svarar, N skrifar athugasemd, B geymir, Z setur í bið. Smelltu á ? neðst í hliðarstikunni til að sjá öll flýtilyklana.